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3 étapes et 3 tableaux de suivi pour piloter votre activité de location saisonnière

Lorsque l’on parle de pilotage d’activité, on s’imagine des tableaux Excel dans tous les sens, des chiffres, des statistiques, etc. Alors quand on ouvre sa chambre d’hôtes ou son meublé de tourisme ce ne sont pas les premières actions auxquelles on a envie de penser. Pourtant, piloter votre activité de location saisonnière, meublé de tourisme, chambre d’hôtes, ou d’hôtelier est primordial pour tenir votre entreprise à flot et surtout pour réaliser vos objectifs, vos envies et vos rêves.

Dans cet article, je vous aide à dédramatiser ces actions et vous liste les 3 tableaux de suivis les plus importants pour votre activité.

Je vous détaille donc les informations qui doivent figurer dans ces tableaux, comment les analyser et à quels objectifs ils répondent. Grâce à ces 3 tableaux vous gagnerez en efficacité et en temps. Mais surtout grâce à ces recommandations, vous pourrez atteindre vos objectifs sereinement et plus facilement.

En ouvrant votre établissement : votre chambre d’hôtes, votre location saisonnière ou votre hôtel, vous aviez certainement des rêves, vous vous êtes projetés. De toute évidence vous avez imaginé votre établissement remplis d’hôtes, de voyageurs. Et pour que cela devienne réalité vous avez bien compris qu’il faudrait mettre en place une stratégie de commercialisation efficace.

1. Se fixer des objectifs pour piloter son activité de location saisonnière

La première étape pour piloter votre activité de location saisonnière est de vous fixer des objectifs à courts, moyens et longs termes.

Alors pourquoi définir des objectifs ? A quoi vont-ils vous servir ?

Il est vrai que vos objectifs vous donneront une direction, un cap vers lequel avancer. Ils simplifieront vos prises de décisions. Ils vous motiveront. Et surtout ils vous feront économiser du temps et de l’argent.

Mais en réalité comment définir ces objectifs ? Grâce à la méthode SMART tout simplement !

  • S comme « Spécifiques ». Vos objectifs doivent être clairement définis, ainsi vous pourrez déterminez plus facilement les moyens à mettre en œuvre pour les atteindre.
  • M comme « Mesurables ». Vous devez pouvoir suivre vos objectifs et les quantifier.
  • A comme « Atteignables ». Vos objectifs doivent être atteignables avec les moyens dont vous disposez.
  • R comme « Réalistes » ou « Relevant » en anglais. Vos objectifs doivent être pertinents. Est-ce que cet objectif est vraiment rentable pour votre hébergement ?
  • T pour « Temporels ». Vos objectifs doivent être temporellement défini. Vous devez vous fixer une limite dans le temps pour atteindre ces objectifs.

Par exemple, dans le cadre de votre stratégie de commercialisation. L’un de vos objectifs pourrait être par exemple d’augmenter votre taux d’occupation. Vous souhaitez en réalité passer d’un taux d’occupation annuel de 45% à 60% (« Spécifique »). En ce sens, vous pourrez suivre le nombre de nuitées louées (« Mesurabe »). Vous pourrez également utiliser des techniques de revenue management, que vous aurez le temps d’appliquer dans votre agenda (« Atteignable »). Finalement, cet objectif vous permettra de dégager plus de chiffre d’affaire (« Relevant »). Et finalement vous vous donnez 12 mois pour atteindre cet objectif (« Temporel »).

2. Suivre son activité et analyser ses résultats pour piloter son activité de location saisonnière

Pour atteindre ces objectifs vous l’aurez compris, vous devrez être précis. Et pour cela vous ne pourrez pas naviguer à vue. Il va donc falloir suivre votre activité. Cela vous permettra d’analyser vos résultats en cours de route et de prendre les bonnes décisions pour atteindre vos objectifs. Dans le cadre du pilotage de stratégie de commercialisation pour une location saisonnière, une chambre d’hôte ou un hôtel indépendant, quels outils et quels suivis mettre en place ?

Le suivi de vos réservations

C’est votre tableau de bord de base. Il est vital pour votre activité. Ce tableau vous permettra d’une année sur l’autre de suivre vos réservations. Effectivement, ne pas tenir à jour ce tableau reviendrait à conduire votre voiture à 110 km/h dans le brouillard sans phare.

  • Le calendrier des réservations sur l’année : quand avez-vous été complet, quelles sont les périodes où vous n’avez pas louer votre établissement ;
  • Les dates auxquelles les réservations ont été faites : la semaine du 10 au 17 juillet a été réservée le 3 janvier ;
  • La source de chacune des réservations : la réservation a été effectuée par téléphone, sur votre site internet, sur Booking.com, sur Airbnb, sur Instagram, par une centrale de réservations ;
  • La durée de chacun des séjours ;
  • Les tarifs de chacun des séjours ;
  • Les offres complémentaires qui ont été consommées lors de chaque séjour.
  • Le taux d’occupation de l’établissement ;
  • Le prix moyen des nuitée ;
  • Les périodes de basse, haute et moyenne saison ;
  • Les durées moyennes de séjour en fonction de la saisonnalité ;
  • Les produits / packages les plus consommés ;
  • L’efficacité de chacun des canaux de distribution.
  • Augmentation de la rentabilité ;
  • Amélioration de la stratégie de distribution ;
  • Définition de la stratégie tarifaire ;
  • Amélioration de l’efficacité du rendement (augmenter les longs séjours par exemple) ;
  • Augmentation du taux d’occupation ;
  • Amélioration de la stratégie de revenue management.

Le suivi de vos canaux de communication

Ensuite, suivre l’efficacité de vos canaux de communication répond à des objectifs visant un gain de temps, ou de rentabilité. Vos canaux de communication peuvent être nombreux : Instagram, Facebook, Pinterest, Tik Tok, Linkedin, Google My Business, annuaires de référencement, blog, etc. En effet, il arrive vite que l’on ait du mal à avoir une vision globale de l’efficacité de chacun d’entre eux. Alors que chacun de ces canaux vous demandera du temps et parfois vous aurez même investit financièrement dans ces canaux.

  • Le calendrier de publication des contenus : date à laquelle vous souhaitez publier un contenu et date à laquelle vous avez effectivement publié un contenu ;
  • Le type de publication : stories, posts, articles, reels, liens, etc…
  • Le contenu des publications : citations, photos, vidéos, astuces, actualité, tendances, concours, storytelling, etc… ;
  • Les répercussions de chacun de ces contenus : impressions, clicks vers le lien de votre site web, nombre de mention « j’aime », nombre de nouveaux abonnés, nombre de messages, nombre de réservations enregistrées grâce à cette publication, etc… ;
  • Le coût financier de chacun de ces contenus notamment si vous avez mis en place une campagne payante.
  • Types de publications les plus efficaces ;
  • Dates et horaires de publications les plus efficaces ;
  • Contenus les plus efficaces ;
  • Retombées financières de chacune de ces actions.
  • Gagner du temps et de l’argent en ne concentrant ses efforts que sur les canaux de communication efficaces ;
  • Augmenter votre taux d’occupation ;
  • Toucher la clientèle cible que vous avez déterminé pour vous;
  • Augmenter votre notoriété.

Le suivi de vos charges

Finalement, avoir une vision de vos charges n’est pas toujours évident. Lors de la création de votre activité, vous avez certainement établi un tableau prévisionnel listant toutes les charges auxquelles vous aurez pensé. Mais depuis que vous avez démarré votre activité vous avez certainement remarqué certaines « surprises », rarement bonnes malheureusement. C’est pourquoi d’une année à l’autre il est important de tenir un tableau de suivi des charges de votre établissement. Tout simplement pour prévoir et éviter qu’elles ne viennent entacher tous les efforts mis en œuvre dans votre stratégie de commercialisation.

  • Eau, électricité, gaz, fuel, bois consommé à l’année et lors de chaque réservation ;
  • Abonnement internet ;
  • Contribution à l’audiovisuel public ;
  • Abonnement sécurité/alarme ;
  • L’achat de nourriture / boissons ou cadeau d’accueil pour vos hôtes ;
  • Les produits d’entretien ;
  • Les fournitures (meubles, équipement, linge de maison, etc…) ;
  • Entretien et réparation des équipements ;
  • Entretien et réparation du bâtiment ;
  • Coût du nettoyage du linge (que vous externalisiez ou non) ;
  • Aménagement et entretien des extérieurs ;
  • Coût du nettoyage si vous externalisez ;
  • Coût de l’accueil et de l’état des lieux de sortie si vous externalisez ;
  • Consommables : ampoules, papier WC, sel, poivre, etc… ;
  • Travaux par tiers ;
  • Consommation en essence et kilométrique si vous vous rendez régulièrement à votre établissement en voiture ;
  • Publicité / marketing ;
  • Assurances ;
  • Fournitures de bureau ;
  • Impôts fonciers propriétés bâties, ordures ménagères ;
  • Taxe d’habitation et/ou contribution économique territoriale ;
  • Impôt dur le revenu ;
  • Contribution annuelle des revenus locatifs ;
  • Votre rémunération et celle de vos employés si vous en avez.
  • Le montant de vos charges fixes ;
  • Le montant de vos charges variables ;
  • Votre seuil de rentabilité ;
  • Votre point mort ;
  • L’évolution du coût de chacun des postes d’une année à l’autre.
  • Augmentation de la rentabilité ;
  • Définition de la stratégie tarifaire.

3. Passer à l'action et piloter son activité de location saisonnière

Voilà, grâce à ces 3 tableaux vous avez les réponses quant aux actions à mettre en œuvre pour atteindre vos objectifs.

Il ne vous reste plus qu’à passer à l’action. Ensuite, les résultats ne sauraient tarder à apparaître.

J’espère qu’à travers cet article je vous aurai donné l’envie et les clés pour piloter votre activité de location saisonnière et votre stratégie de commercialisation d’une main de maître.

En fin de compte, si vous souhaitez aller plus loin, n’hésitez pas à me contacter afin que l’on discute ensemble des tableaux de suivis qui seraient le plus adaptés pour vous permettre d’atteindre vos objectifs. Et si les tableurs vous font horreur ? Pas de panique, Guest in Time est là pour vous accompagner. Je serais effectivement en mesure de vous proposer une prestation adaptée et à coup sûr, ensemble nous atteindrons vos objectifs et vous pourrez piloter votre activité de location saisonnière efficacement.

BONUS

En conclusion, si vous êtes arrivés jusque-là, voici un bonus pour les plus persévérants d’entre vous : les objectifs S.M.A.R.T.E.R :

  • E pour « Excitants ». Quelles émotions ressentez-vous quand vous pensez à vos objectifs ?
  • R pour « Récompensé ». Définissez dès le départ ce que vous ferez pour fêter la réalisation de vos objectifs.

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