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Guest in Time

Comment encaisser vos réservations sereinement ?

Entre les acomptes, les arrhes, le paiement du solde, les canaux de distribution directs et indirects, qui ne s’est pas posé la question : « comment encaisser facilement et sereinement mes réservations ? ». Avoir une organisation rodée, dessinée et décidée, c’est évidemment un point essentiel. Mais vous devez également connaître toutes les solutions de paiement qui sont à votre disposition pour encaisser vos réservations. Mais vous devez également connaître les moyens de paiement qui sont à la disposition des voyageurs.

Plus vous proposez de moyens de paiement aux voyageurs, plus vous augmentez vos chances de conclure une réservation. Aujourd’hui, si vous n’offrez aux voyageurs que la possibilité de payer leur séjour par chèque bancaire, par exemple, vous vous coupez d’un grand nombre de potentielles réservations.

Alors oui, vous devez connaître les solutions de paiement à votre disposition afin de sélectionner celles qui conviendront à votre organisation et surtout qui répondront aux attentes de vos clients idéaux.

Dans cet article, je vous propose un classement des solutions d’encaissement par moyens de paiement que vous pouvez proposer aux voyageurs pour payer les acomptes, les arrhes et le solde de leur réservation :

  1. Le terminal de paiement physique et virtuel
  2. Les solutions de paiement des Channels Managers
  3. Les solutions de paiement des plateformes de réservations en ligne
  4. Les Chèques-Vacances
  5. Les chèques
  6. Les espèces
  7. Le virement bancaire

Le terminal de paiement physique et virtuel

Le moyen de paiement le plus utilisé des Français est encore aujourd’hui la carte bancaire. Grâce aux prélèvements par carte bancaire. Pour encaisser ces derniers, vous devez vous équiper d’un terminal de paiement électronique (TPE).

Le TPE "Classique" de votre banque

Le TPE « classique », c’est ce gros boîtier gris et noir qui vous sort un ticket de caisse. C’est la solution qui vous sera traditionnellement proposée par votre banque. Grâce à ce TPE, vous pourrez encaisser les réservations que les voyageurs paieront sur place. Mais vous pouvez également utiliser ce TPE pour débiter les cartes bancaires des voyageurs en ligne. Sur votre site internet par exemple. Pour cela, en plus de la location ou de l’achat de votre TPE auprès de votre banque, vous devrez conclure avec elle un contrat de vente à distance (VAD). Votre banque sera alors en mesure de mettre à votre disposition une passerelle de paiement en ligne que vous pourrez synchroniser avec votre site internet. Attention à la gestion des données bancaires de vos clients sur votre site internet. Faites-vous accompagner afin de vous assurer que tout est en ordre et que votre site est sécurisé. Et surtout, cette passerelle de paiement doit vous permettre de manipuler les cartes bancaires. Par exemple, pour le paiement des arrhes, la validation des cartes en tant que garantie de réservation ou encore l’encaissement des no-shows. Sans que vous ayez à voir ou enregistrer les coordonnées des cartes bancaires. On appelle ce procédé la tokenisation.

Cette solution peut paraître la plus rassurante, mais ce n’est pas la plus pratique et la moins onéreuse. En effet, le coût d’un TPE fourni par une banque peut s’avérer élevé. Vous devrez vous affranchir de l’achat du TPE ou de sa location, d’une commission sur chaque transaction et de coûts indirects (frais data, frais de plateforme, compte professionnel, coûts cachés). Finalement, vous aurez une solution de paiement en ligne sur votre site internet, mais elle ne réglera pas vos soucis de paramétrages pour avoir un module de réservations digne de ce nom.

Le TPE "nouvelle génération"

Une alternative aux TPE proposés par votre banque, ce sont les TPE proposés par des startups spécialisées dans la fintech. Et toutes ces startups ont le point commun de proposer des TPE connectés à votre mobile. L’avantage de ces outils se situe principalement dans le coût global de leurs solutions. Vous pourrez proposer un paiement par carte bancaire, physique et virtuelle aux voyageurs. Mais leurs solutions s’adressent avant tout à des petites et moyennes entreprises avec un volume de transaction peu important. Bien évidemment, la solution de paiement en ligne est au cœur de leur préoccupation. Elles vous proposeront donc en plus du TPE physique des solutions de paiement en ligne simplifiées et faciles à intégrer dans votre organisation. Comme pour le TPE de votre banque, assurez-vous que vous pourrez utiliser la tokenisation en toute sécurité avec leurs outils.

Exemples : Stripe, SumUp, PayPlug, Zettle pour PayPal  

Les solutions de paiement des Channels Managers

Toujours dans l’optique d’accepter les paiements par carte bancaires, les Channels Managers vous proposent d’utiliser des passerelles de paiement avec lesquelles ils ont un partenariat. Dans la plupart des cas, vous retrouvez les passerelles de paiement Stripe, PayPal, PayPlug, etc. Mais certains Channels Managers vous proposent une solution de paiement « maison ». Dans tous les cas, la solution de paiement a été adaptée aux particularités de votre activité et à vos besoins.

Grâce aux Channels Managers, vous centralisez vos paiements au même endroit. Vous pouvez procéder facilement aux éléments de tokenisation. Les paiements sont sécurisés. Mais surtout, vous pouvez intégrer un module de réservation complet et fonctionnel intégrant la solution de paiement du Channel Manager à votre site internet.

Les coûts de ces solutions de paiement seront similaires aux coûts que vous auriez payés en souscrivant séparément à un TPE « nouvelle génération » avec solution de paiement en ligne. Dans la plupart des cas, ils sont moins importants que les coûts engendrés par un TPE proposé par votre banque.

Finalement, restez conscient que si vous souhaitez changer de Channels Managers ou vous en passer, vous devrez changer de solution de paiement.

Les solutions de paiement des plateformes de réservation en ligne

Dernière solution pour accepter les paiements par carte bancaires en ligne, ce sont les solutions de paiement des plateformes de réservations en ligne. En référençant votre hébergement sur une plateforme de réservation en ligne de type agence de voyages (OTA), les voyageurs peuvent confirmer leur séjour. En enregistrant les coordonnées de leurs cartes bancaires ou en payant directement leur séjour par carte bancaire.

Dans la plupart des cas, les plateformes de réservations en ligne proposent une solution de paiement en ligne qui est totalement transparente pour vous. Les démarches de tokenisation sont prises en charge par la plateforme. Vous n’avez pas à enregistrer ou manipuler les coordonnées des cartes bancaires des clients. Vous n’avez donc pas à vous soucier de la sécurisation des données.

Le coût de l’utilisation de ces solutions de paiement est inclus dans les commissions ou abonnements que vous payez aux plateformes.

Finalement, vous serez soumis aux conditions générales de vente proposées par la plateforme. Conditions d’annulation flexibles ou strictes. Vous n’aurez que très peu de marge de manœuvre.

Les Chèques-Vacances ANCV

Le paiement par Chèque-Vacances est également un moyen de paiement très apprécié par les Français qui en bénéficient (11 millions en 2021). Aujourd’hui, encore trop peu d’établissements les acceptent. En acceptant ce moyen de paiement, vous augmentez vos chances d’avoir des réservations.

Il existe à ce jour deux versions des Chèques-Vacances. Les Chèques-Vacances physiques que vous pouvez encaisser dans votre caisse enregistreuse. Et les Chèques-Vacances dématérialisés que les voyageurs peuvent manipuler via l’application ou l’espace dédié : Chèque-Vacances Connect.

En acceptant les Chèques-Vacances dématérialisés, vous vous démarquez de la concurrence. Mais surtout, contrairement aux Chèques-Vacances physiques, vous proposez à votre clientèle de régler des acomptes, arrhes ou le solde leur réservation en amont de leur séjour et en ligne. Pour cela, vous devez installer Chèque-Vacances Connect sur votre TPE. À ce jour, tous les TPE ne sont pas encore raccordés à la solution Chèque-Vacances Connect, mais certains sont en cours de raccordement. Il en est de même pour certains Channels Managers.

Pour en savoir plus, c’est par ici : Chèques-Vacances Connect ANCV.

Accepter les Chèques-Vacances représente cependant un coût pour l’hôte. Une fois vos Chèques-Vacances encaissés, vous devez les renvoyer à l’ANCV. Par courrier postal pour les chèques physiques ou via votre espace dématérialisé dédié en ligne pour les chèques virtuels. L’ANCV procède au virement du montant sur votre compte bancaire. Sur chacun des chèques que vous enverrai, une commission de 2,5% vous sera prélevée sur le remboursement des Chèques-Vacances.

Le chèque bancaire

L’une des solutions encore très privilégiées des hôtes pour encaisser notamment les acomptes ou les arrhes des réservations est le chèque bancaire. En effet, il présente l’avantage de pouvoir être envoyé par courrier postal à l’hôte afin de valider une réservation et de différer l’encaissement. Et finalement, son encaissement ne représente aucun coût pour vous.

Pourtant ce moyen de paiement est de plus en plus délaissé par les voyageurs français. Effectivement, l’action de devoir rédiger un chèque puis de l’envoyer par courrier postal peut rebuter plusieurs voyageurs. Pour des raisons d’instantanéité et de sécurité notamment. Notez qu’il n’est pas possible de régler par chèque bancaire depuis un autre pays et que beaucoup de pays n’utilisent pas du tout les chèques bancaires.

Finalement en demandant aux voyageurs de régler des arrhes, des acomptes, mais surtout le solde d’un séjour, vous vous confrontez à l’éventualité de devoir gérer des chèques sans provision.

Le chèque bancaire est donc une solution qui présente certains avantages et peut être appréciée par certains voyageurs. Cependant, afin de ne pas vous couper d’un trop grand nombre de réservations, vous devez proposer une ou plusieurs solutions de paiement alternatives.

Les espèces

Bien entendu, vous pouvez également proposer à vos voyageurs de régler le solde de leur séjour en espèces. Ce moyen de paiement est particulièrement apprécié par la clientèle étrangère. Qui préfère payer en espèce, car les frais bancaires pour les paiements par carte de crédit sont très importants à l’étranger.

Pour les hôtes, c’est un moyen de paiement avantageux puisqu’il n’induit aucuns frais bancaires de votre côté.

Cependant, vous ne pouvez pas vous servir de ce moyen de paiement pour l’encaissement d’arrhes ou d’acomptes.

Finalement, vous pouvez être amené à encaisser des sommes importantes en espèces. Vous devez donc vous assurer d’avoir une caisse enregistreuse sécurisée.

Le virement bancaire

Le virement bancaire est une solution particulièrement intéressante pour encaisser vos réservations et pourtant c’est une solution qui est souvent inexploitée par les propriétaires d’hébergements touristiques.

Grâce au virement bancaire, vous disposez d’une solution de paiement dématérialisée qui vous permet d’encaisser des arrhes, des acomptes ou le solde de vos réservations. Et ceux sans frais de votre part ni de celle du voyageur.

Vous pouvez procéder par virement bancaire « classique ». Dans ce cas-là, vous devrez fournir au voyageur votre RIB/IBAN, ce dernier devra l’enregistrer auprès de sa banque puis effectuer le virement. Dans le meilleur des cas, cette action prendra 48h. Vous, ainsi que le voyageur êtes donc encore une fois confrontés à une problématique d’instantanéité.

Il existe d’autres solutions qui facilitent le virement bancaire : Lydia ou Pumpkin par exemple. Il s’agit d’applications mobiles à installer sur votre téléphone portable. En créant un compte, vous enregistrez votre RIB/IBAN directement dans l’application. Vous n’avez plus qu’à fournir votre numéro de téléphone portable au voyageur qui aura préalablement installé l’application sur son téléphone. Avec simplement votre numéro de téléphone, il peut procéder au virement via l’application.

Cette solution présente deux inconvénients : le voyageur doit installer l’application sur son téléphone et vous devez entrer en contact avec le voyageur pour lui expliquer le fonctionnement de ce mode de paiement. Il est donc indiqué dans les réservations par email ou par téléphone. Mais ce n’est pas (encore) un moyen de paiement que vous pourrez intégrer à votre module de réservation sur votre site internet.

Conclusion

Il existe plusieurs solutions de paiement qui vous permettent d’encaisser les réservations de vos voyageurs. Idéalement, vous devez être en mesure une solution pour chaque moyen de paiement qu’un voyageur peut souhaiter utiliser. Mais la plupart de ces solutions représentent un coût.

C’est pour cela que vous devez choisir vos solutions de paiement avec soin. Elles doivent vous permettre de vous soulager de certaines tâches administratives et d’attirer plus de clientèle. Mais pour qu’une solution vous convienne, elle doit s’intégrer dans votre stratégie commerciale. Vous devez donc estimer le coût de ces solutions de paiement. À la fois dans vos charges fixes (abonnement, installation, maintenance) et dans vos charges variables (commissions).

Tableau comparatif des solutions de paiement par moyen de paiement
Tableau récapitulatif des solutions de paiment par moyen de paiement pour encaisser vos réservations - Guest in Time

Pour savoir comment intégrer ces solutions de paiement dans votre stratégie commerciale, vous pouvez faire appel à mes services. Ensemble, nous trouverons les solutions qui vous conviennent le mieux. Réservez votre rendez-vous de découverte gratuit afin que l’on discute de votre projet. Je serais en mesure de vous proposer une prestation d’accompagnement sur mesure qui répondra à vos besoins.

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