Le livret d’accueil : le concierge de votre location saisonnière

Créer un livret d’accueil pour votre location saisonnière ? Vous y avez très certainement pensé en ouvrant votre location saisonnière. C’est l’un des premiers éléments que n’importe quel guide ou conseiller vous recommandera de mettre en place dès votre ouverture. A juste titre. Car comme nous allons le voir dans cet article, le livret d’accueil remplit un véritable rôle de concierge dans votre location saisonnière et pourrait vous éviter bien des désagréments.

Mais si vous souhaitez qu’il soit efficace et remplisse son rôle, il ne suffit pas de créer un document Word de l’imprimer et de poser ces quelques pages dans un coin de votre hébergement.

Dans cet article, je vous explique pourquoi et comment créer un livret d’accueil qui soit lu par vos voyageurs.

1. Pourquoi créer un livret d'accueil ?

Le livret d’accueil, c’est tout simplement l’une des premières impressions qu’auront vos voyageurs de votre location saisonnière. Il va donner le ton de leur séjour chez vous. Si votre livret d’accueil est bien conçu, il donnera à vos voyageurs la promesse d’expériences personnelles qu’ils sont venus chercher en louant votre hébergement indépendant. Vous voulez donc qu’il soit accueillant, utile et facile à utiliser. En effet, en ouvrant le livret d’accueil, vos voyageurs doivent se sentir les bienvenus dans ce lieu. Ce ne doit surtout pas être une liste de règles à respecter, de choses à faire et à ne pas faire. Au contraire il doit leur donner l’impression que tout a été arrangé et pensé pour leur offrir la meilleure expérience qui soit. Ce livret doit donc également être bien construit, bien pensé. Pour qu’il soit à la fois utile et facile à utiliser. Si vous créez un livret d’accueil pour votre location saisonnière et qu’il remplit ces conditions, non seulement vous aurez donné une bonne impression de vos services à vos voyageurs, mais en plus, ils auront pris le temps de lire les us et coutumes de la maison et vous poseront beaucoup moins de questions concernant les menus détails.

2. Que doit contenir le livret d'accueil ?

Pour qu’il soit facile d’utilisation, votre livret d’accueil doit être structuré. Commençons donc par le premier objectif de votre livret. Il doit être, comme son nom l’indique, accueillant.

Un mot de bienvenue

La première page doit tout simplement être un mot de bienvenue de votre part. Ce mot n’a pas besoin d’être très long, au contraire : un paragraphe peut suffire. Il doit être chaleureux et surtout donner l’envie au lecteur de lire la suite.

Dans l’optique de créer un livret qui soit pratique, continuez tout simplement par un sommaire.

L'historique de votre hébergement

Ensuite, si vous le souhaitez (cette partie est facultative), vous pouvez écrire une page concernant l’histoire de votre établissement. Pourquoi vous avez décidé de le créer, quels travaux vous avez effectués. Et si vous avez des photos d’avant / après les travaux c’est l’occasion de les glisser, mais attention, seulement si elles sont qualitatives. Cette partie permettra d’assouvir la curiosité de certains voyageurs et leur permettra de faire plus amples connaissances avec vous.

Les informations importantes

Ensuite, créez une partie dans votre livret d’accueil qui contienne les informations importantes à connaître s’il devait leur arriver un problème. Cette liste peut inclure par exemple les coordonnées de la gendarmerie la plus proche, l’hôpital, un vétérinaire (si vous acceptez les animaux), le numéro de téléphone des pompiers, etc… Pensez surtout aux voyageurs internationaux qui ne connaissent pas forcément le système de soins français.

Un guide de la maison

Dans une nouvelle rubrique, insérez un guide de la maison. Sans parler de règles, indiquez les informations qu’ils doivent connaître sur votre établissement pour que leur séjour se déroule aux mieux. Donnez toujours l’impression que ces « règles » existent pour leur bien-être. Faites figurer ici les modalités et horaires de check-out, le système de gestion des déchets, les règles de copropriété si votre hébergement est dans un immeuble, les instructions de parking, indiquez si l’hébergement est non-fumeur, etc… Vous pouvez également inclure la procédure à suivre s’ils venaient à endommager quelque chose.

Les manuels d'utilisation de vos équipements

Dans la rubrique suivante, insérez les manuels d’utilisation des éléments à leur disposition dans votre hébergement. Il n’y a rien de plus frustrant pour un voyageur que de chercher pendant des heures à comprendre comment fonctionne vos appareils et cela évitera également qu’ils endommagent votre équipement en l’utilisant de la mauvaise façon. Vous pouvez donc donner des instructions concernant la télévision, le Wifi (n’oubliez pas le mot de passe), le lave-linge, le lave-vaisselle, le spa, le sauna, le thermostat, les outils de cuisine, le barbecue, la cheminée, etc… Encore une fois pensez aux voyageurs internationaux qui bien souvent n’ont pas les mêmes appareils qu’en France. Finalement, ne vous contentez pas de copier/coller les notices des appareils, il y a peu de chance qu’elles soient lues. Faites simple, l’objectif est de leur faciliter la vie pour qu’ils passent un agréable séjour.

Les choses à faire et à voir

Dans une dernière rubrique faites figurer un guide des activités à faire (et des visites à effectuer) aux alentours de votre établissement. C’est l’occasion idéale de partager vos bons plans et vos bonnes adresses. Quand des voyageurs réservent des établissements indépendants, c’est aussi dans l’optique de sortir des sentiers battus et d’éviter le tourisme de masse. Vos recommandations personnelles seront sans nul doute grandement appréciées. Faites-y figurer les informations suivantes :

  • Restaurants, bars et cafés que vous appréciez ;
  • Meilleurs commerçants de la ville (boulangerie, épicerie, boucher, fromager, etc…) ;
  • Marché le plus proche ainsi que ses horaires d’ouverture ;
  • Meilleures adresses pour une escapade shopping ;
  • Activités intérieures en cas de mauvais temps (théâtre, cinéma, salle de spectacles, bowling, etc…) ;
  • Activités de plein air (piscine, plage, randonnées, piste cyclables, etc…) ;
  • Activités culturelles (musées, conférences, guides touristiques, etc…) ;
  • Contacts de partenaires si vous en avez (masseur, professeur de yoga, guide touristique, chef à domicile, etc…) ;
  • Transports (l’arrêt de bus le plus proche, la gare, l’aéroport, une compagnie de taxi, etc…).

 

Finalement, les informations que vous choisirez de faire figurer dans cette rubrique ne seront limitées que pas votre imagination. Vous pouvez y faire figurer tout ce que vous souhaitez, l’important est que cela soit bien organisé, clair et bien présenté de telle sorte que les voyageurs aient envie de lire votre livret d’accueil.

3. le format de votre livret d'accueil

Parlons à présent du format de votre livret d’accueil. Vous l’aurez compris il doit être attrayant, donc qualitatif. Mais avant d’aborder sa mise en page, il va falloir décider si vous souhaitez proposer à vos guests un livret d’accueil numérique ou papier.

Le livret d'accueil numérique

Vous pouvez décider de créer un livret d’accueil numérique. Cela présentera l’avantage de pouvoir l’envoyer aux voyageurs avant leur arrivée et ainsi ils pourront commencer à préparer leurs séjours en amont. Cela donnera à coup sûr une très bonne impression et les rassurera. De plus, c’est un format qui sera grandement apprécié par les millennials et les générations plus jeunes.

Pour créer un livret d’accueil numérique, vous pouvez vous tourner vers votre channel manager si vous en possédez un. La plupart d’entre eux vous proposeront de construire ce livret d’accueil sur votre espace propriétaire et en plus vous aurez la possibilité d’automatiser son envoi après chacune des confirmations de réservation que l’outil enregistrera.

Sinon vous avez la possibilité de passer par des plateformes spécifiquement dédiées à la création de livret d’accueils. Telles que Happy Guest, Keybook, France Voyage, ou encore StyQR. Avant d’en sélectionner un, renseignez-vous sur leurs coûts (certains sont gratuits) et les fonctionnalités qu’ils proposent (envoi automatique, par lien, par QR code, etc…).

L’inconvénient du livret d’accueil numérique est que vous risquez d’être limité dans les informations que vous souhaitez y faire figurer et sur l’esthétique, la personnalisation que vous souhaitez donner à votre livret.

Le livret d'accueil papier

Le livret d’accueil au format papier ne remplira pleinement son rôle que si vous soignez son apparence. Vous devez donner aux voyageurs l’envie de s’en saisir et de le lire. Pour cela il va falloir attirer la curiosité de vos voyageurs. Attirez leur regard grâce à une couverture soignée avec une photo de votre hébergement, ou un message de bienvenue calligraphié. Donnez-lui l’apparence d’un livre ou d’un magazine à papier glacé que l’on aurait envie de lire.

Vous pouvez aussi opter pour le classeur qui présentera l’avantage de pouvoir être mis à jour plus facilement. Mais donnez-lui une apparence qui donne envie aux voyageurs de l’ouvrir.

Utiliser Canva pour créer son livret d'accueil

Oubliez Word pour rédiger vos pages. Vous devez lui donner un aspect travaillé, professionnel grâce à un design particulier. Pour cela vous pouvez utiliser un outil comme Canva (qui possède une version gratuite largement suffisante à vos besoins) https://www.canva.com/ . Grâce à cet outil vous pourrez également utiliser le même design que vous utilisez pour vos publications sur les réseaux sociaux, cela créera un rappel qui sautera aux yeux du voyageurs s’il vous suit sur ces derniers. De plus la plateforme est intuitive et facile d’utilisation, vous n’aurez pas besoin d’être graphiste pour créer un livret qui accroche le regard.

Soigner l'emplacement du livret d'accueil

Finalement, pensez à l’emplacement de votre livret. Bien souvent, on le retrouve sur un guéridon dans l’entrée de la maison ou de l’appartement. Or il s’agit d’un lieu de passage où l’on ne prend pas le temps de s’arrêter. Vous pouvez le laisser en évidence sur la table de la cuisine, qui est généralement le premier endroit où les voyageurs vont se réunir à leur arrivée. Le mieux reste encore une pièce qui ne possède pas de distraction. C’est une chose que le voyageur se saisisse du livret d’accueil, c’en est une autre qu’il le lise. Evitez donc le salon, où la télévision pourrait le tirer de sa lecture. La chambre à coucher peut finalement être une bonne solution.

Et si vous souhaitez faire les choses au mieux, je vous conseille vivement d’opter pour les deux solutions. Le livret d’accueil numérique permettra à vos voyageurs de préparer leur séjour et vous ferez une bonne première impression. Le livret papier sera utile pour eux, ils pourront s’y référer facilement à n’importe quel moment durant leur séjour. De plus vous aurez également touché les voyageurs qui sont moins friands des nouvelles technologies.

En conclusion

Vous êtes nombreux à rencontrer des difficultés avec certains voyageurs qui ne respectent pas les règles de votre maison. Et cela peut vous poser plusieurs problèmes qui vous agacent et peuvent vous faire perdre patience. Mais le comportement désinvolte de certains voyageurs peut être dû simplement au fait qu’ils n’ont pas assimilé les règles que vous leur avez listées à leur arrivée. Mettez-vous à leur place, après plusieurs heures de routes, des semaines de travail éreintantes, vous n’avez certainement pas la tête à écouter tout ce que vous pourrez ne pas faire durant votre séjour. Le livret d’accueil n’est peut-être pas la solution miracle mais il vous permettra certainement de mettre toutes les chances de votre côté pour que les choses se passent bien. Vos voyageurs retiendront certainement mieux les règles de votre hébergement s’ils les lisent.

Ne négligez donc pas votre livret d’accueil. Donnez-lui l’importance qu’il mérite, car il s’agit là en fait de votre concierge. Son objectif est de rendre le séjour de vos voyageurs agréable et facile. Non seulement cela influencera positivement l’avis de vos voyageurs sur votre établissement, mais en plus il vous évitera d’avoir à répondre à beaucoup de questions et à gérer des situations potentiellement désagréables.

Alors à présent vous savez pourquoi il faut créer un livret d’accueil pour votre location saisonnière, mais surtout, vous savez comment le mettre en avant et le rendre efficace. Si vous souhaitez être accompagné dans la création de votre livret d’accueil, n’hésitez pas à faire appel à Guest in Time !

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